Di tengah tekanan ekonomi global dan ekspektasi tinggi terhadap transformasi digital, para CIO (Chief Information Officer) menghadapi tantangan besar yaitu bagaimana memangkas biaya teknologi informasi (TI) tanpa menghentikan laju inovasi.
Meski tampak kontradiktif, banyak pemimpin TI membuktikan bahwa efisiensi anggaran bukan berarti harus mengorbankan kemajuan teknologi. Para CIO juga dapat melakukan pendekatan cerdas seperti menyederhanakan sistem lama, berkolaborasi dengan bagian keuangan, memanfaatkan kecerdasan buatan (AI), sampai otomatisasi penghematan.
“Pengurangan biaya dan percepatan inovasi bukanlah dua hal yang saling bertentangan. Jika dilakukan dengan tepat, kedisiplinan anggaran justru bisa mempercepat inovasi,” kata Arvind Joshi (COO dan CFO Teknologi Global di JPMorgan Chase) seperti dikutip CIO.com.
Berikut lima strategi utama yang bisa diterapkan CIO untuk menghemat biaya TI tanpa mengorbankan inovasi:
1. Tekan Biaya Per Unit, Bukan Total
Alih-alih memotong anggaran besar-besaran, para CIO bisa fokus melakukan efisiensi biaya per unit seperti biaya server, storage, atau platform digital lainnya. Prinsip besarnya, pastikan setiap pengeluaran memberikan nilai maksimal. Joshi menekankan pentingnya seluruh tim perusahaan mengikuti standar pengelolaan biaya yang sama, termasuk dalam penggunaan layanan cloud dan pembuatan perangkat lunak. “Dengan menekan biaya per unit, kita tetap bisa memenuhi permintaan infrastruktur dan rekayasa yang terus tumbuh seiring digitalisasi,” jelasnya.
Pendekatan serupa digunakan oleh Michael Corrigan dari CIO di World Insurance Associates. Menurutnya, pengelolaan biaya yang transparan per-proyek mendorong tim untuk berinovasi secara efisien dan sesuai anggaran.
2. Otomatiskan Proses dengan Strategi AI yang Tepat
Para CIO juga harus fokus mengotomatiskan tugas kompleks dan berulang dalam volume besar, mengingat saat ini teknologi Artificial Intelligence (AI) telah mampu memberikan dampak signifikan.
Lucas Tanner (CFO di Carta Healthcare) mengungkapkan perusahaannya menggunakan AI untuk mengekstrak data dari rekam medis termasuk di tim engineering, revenue, dan pemasaran untuk meningkatkan produktivitas tanpa menambah SDM. “Dengan KPI yang jelas, kita bisa membuktikan ROI dari penggunaan AI,” ungkap Tanner.
Tristan Shortland, CTO di Infinity Group mengatakan otomatisasi operasi TI bisa mengubah pendekatan kerja dari reaktif menjadi proaktif dan memberi ruang bagi tim untuk fokus pada inovasi serta pengembangan keahlian.
3. Perkuat Kolaborasi dengan Bagian Keuangan
Salah satu kunci keberhasilan efisiensi biaya TI adalah kerja sama erat antara CIO dan CFO.
Di JPMorgan Chase, kerja sama itu sudah menjadi bagian integral dalam perencanaan strategi teknologi. “Kolaborasi IT dan keuangan yang sukses dimulai dengan bahasa dan tujuan bersama, serta penerjemahan metrik teknologi ke dalam hasil bisnis yang nyata,” jelas Joshi.
Hal itu juga diamini oleh Kimberly DeCarrera (Penasihat Umum dan CFO di Springboard Legal). Ia menyebut kerja sama itu dapat menyederhanakan proses penganggaran, negosiasi vendor, hingga pengelolaan risiko. “CFO bisa menjadi “penegak” dalam negosiasi agar CIO tetap bisa menjaga hubungan baik dengan mitra teknologi,” ujarnya.
4. Bersihkan Sistem Lama dan Data Tidak Efisien
Salah satu cara paling efektif memangkas biaya pengeluaran adalah membersihkan sistem lawas, aplikasi tidak terpakai, dan data yang tidak relevan. “Pindahkan sistem lama ke layanan cloud yang lebih efisien, audit aplikasi yang tumpang tindih, dan standarkan platform untuk menekan biaya lisensi dan dukungan,” kata Corrigan dari World Insurance.
Chandrakanth Puligundla dari Albertsons Companies mengungkapkan seringkali perusahaan menggunakan tiga atau empat platform yang fungsinya mirip. “Dengan menyederhanakan platform seperti itu dapat dapat menghemat banyak biaya dan menyederhanakan alur kerja,” tambahnya.
Selain sistem, data juga perlu ditata. Rich Prillinger dari Mezmo menyebut “data debt” (menyimpan semua data seolah-olah penting) sebagai kebiasaan mahal. Dengan mengidentifikasi data yang benar-benar dibutuhkan, CIO dapat mengurangi beban penyimpanan dan biaya analitik.
5. Cermat dalam Mengelola Vendor dan Kontrak
Manajemen vendor yang efisien bisa menjadi sumber penghematan besar. Rebecca Wettemann (CEO Valoir) menyarankan para CIO menggandeng bagian pengadaan dan keuangan untuk mengaudit semua kontrak teknologi yang aktif. “Sering kali, tim berbeda membeli teknologi serupa secara terpisah. Ini peluang untuk konsolidasi dan negosiasi harga yang lebih baik,” ujarnya.
Ia juga memperingatkan para CIO tidak tergiur diskon lisensi besar-besaran jika lisensinya tidak digunakan. “Itu tetap pemborosan. Fokuslah pada vendor yang transparan, berbasis data, dan bersedia membagikan dampak serta penggunaan layanan mereka secara nyata,” tambahnya. Nic Adams (CEO Startup Keamanan 0rcus) menegaskan, “Perlakukan vendor sebagai pihak negosiasi. Hapus kontrak lama yang tidak relevan dan alihkan dana ke proyek-proyek strategis yang benar-benar berdampak.”
Mengurangi biaya TI tidak harus berarti memperlambat inovasi. Justru dengan strategi yang cerdas seperti efisiensi per unit, otomatisasi berbasis AI, kolaborasi erat dengan keuangan, penataan sistem dan data, serta pengelolaan vendor yang tegas organisasi bisa mencapai efisiensi sekaligus memperkuat daya saing digitalnya.
