Selama ini, ada standar penyusunan roadmap IT untuk jangka waktu lima tahun ke depan. Namun perubahan teknologi yang sedemikian cepat menuntut durasi roadmap IT yang lebih pendek. Bahkan ketika saat ini banyak CIO membuat roadmap 18 hingga 24 bulan, ketidakpastian masih banyak tersisa.
“Roadmap hanyalah rencana, di mana kita mencoba menebak masa depan secara terdidik. Dan sejarah menunjukkan bahwa manusia sangat buruk dalam menebak masa depan,” kata Jenica McHugh (Managing Director Accenture untuk Strategi dan Konsultasi Teknologi) seperti dikutip CIO. Dengan kata lain, sebaik apa pun roadmap dibuat selalu ada kejutan tidak terduga. “Selalu ada kejutan. Itulah hidup,” ujar McHugh.
McHugh mengatakan ujian kepemimpinan sejati adalah bagaimana CIO mengarahkan ulang rencana IT ketika hal-hal tidak terduga terjadi. “Yang penting adalah bagaimana Anda menghadapi kejutan itu. Anda harus berpikir ke depan dan bertanya, ‘Bagaimana kita menyesuaikan?, Apa yang perlu kita lakukan agar tetap mencapai hasil yang diinginkan meski ada hambatan?,” tambahnya.
Menurut McHugh dan para pemimpin IT lainnya, ini adalah lima masalah umum pada roadmap IT beserta cara mengatasinya:
1. Mengikuti Roadmap Palsu
Bobby Cameron (VP dan Principal Analyst di Forrester Research) mengatakan banyak CIO masih membuat roadmap berdasarkan proyek teknologi spesifik yang diminta dan didanai rekan bisnis. Riset itu menunjukkan hampir setengah CIO menggunakan tipe roadmap ini. Padahal, Roadmap berbasis proyek hanya fokus pada pemenuhan kebutuhan pengguna, bukan pada pencapaian tujuan strategis.
Akibatnya, CIO kadang tidak memahami hasil yang diinginkan secara menyeluruh. Hasilnya, solusi IT bisa saja menyelesaikan semua komponen teknologi sesuai roadmap, tapi tetap tidak membawa organisasi ke posisi yang tepat. Solusinya, CIO harus menjadi mitra strategis bisnis untuk menentukan outcome bersama dan merancang jalur terbaik.
Contohnya, di sebuah perusahaan finansial, eksekutif meminta sistem untuk membuat daftar pinjaman bermasalah. Solusi IT tidak hanya sekadar membuat sistem daftar, tetapi juga merancang solusi yang memberi akses data dan kemampuan query. Fitur ini memang tidak diminta di awal, namun membantu mencapai tujuan sesungguhnya.
2. Tidak Adanya Dukungan
Transformasi sukses butuh dukungan (buy-in) dari pemangku kepentingan. Meski rencana manajemen perubahan sudah dieksekusi, bisa saja sebagian stakeholder sebenarnya tidak sepenuhnya setuju.
Raul Pena (CIO VLS Environmental Solutions) mengatakan ia pernah mengalaminya saat mengganti berbagai sistem lama di tiap divisi dengan satu sistem terintegrasi. Awalnya, ia mengira sudah mendapat dukungan dari semua level. Faktanya, di lapangan, beberapa tim lokal menolak menggunakan sistem baru kecuali semua fitur lama mereka disalin persis.
Karena itu, CIO perlu hadir langsung, mendengar kebutuhan pengguna, dan menunjukkan manfaat sistem baru bagi mereka.
3. Tidak Adanya Data
Cory Chaplin (West Monroe) mengatakan banyak inisiatif di roadmap IT bergantung pada data. Namun, banyak proyek sering terhenti karena data tidak lengkap atau kualitasnya buruk. Masalah itu bukan karena CIO tidak sadar pentingnya data, tetapi karena kompleksitas seperti sistem yang berbeda-beda, data tidak terdokumentasi, hingga keterbatasan akses.
Solusinya, saat menyusun roadmap, CIO harus melakukan audit data mendalam. “Pastikan roadmap mencakup pekerjaan memperbaiki data sebelum proyek dimulai,” ujarnya.
4. Kurangnya SDM
McHugh mengungkapkan saat ini ketersediaan subjek ahli (SME) jumlahnya terbatas. Jika roadmap IT membutuhkan keahlian mereka, keterlambatan bisa saja terjadi. Solusinya, para CIO harus menjadikan roadmap sebagai alat komunikasi, melatih SME tambahan, atau mencari sumber daya eksternal. “Gunakan prinsip agile agar proyek bisa diputar haluannya setiap 90 hari bila ada hambatan SDM,” ujarnya.
5. Gangguan Tak Terduga
Peristiwa seperti serangan siber, perubahan ekonomi yang drastis, teknologi baru yang lebih unggul, atau CEO baru dapat mengubah total arah roadmap. Chaplin menyarankan CIO untuk cepat mengevaluasi: apakah cukup tweak, perlu modifikasi besar, atau harus ganti jalur? Selain itu, CIO perlu membaca tren bisnis, berbicara dengan vendor dan analis, serta memantau roadmap produk untuk meminimalkan risiko kejutan dari luar.
